Emails
Hay pocas herramientas tan amadas y odiadas al mismo tiempo como el email, correo electrónico o correo a secas (dependiendo de la familia, lo denominamos de un modo u otro).
En la era digital, los trabajos se están transformando, las tareas más repetitivas las absorben los sistemas, todo aquello que es susceptible de rápida medición pasa a ser programable. Y hasta que llegue la inteligencia artificial, todavía hay facetas que quedan en manos de nosotros; una de ellas, la comunicación entre las personas dentro de las empresas.
Algo que nadie te cuenta y no parece entrar en la definición de puestos de trabajo es la comunicación vía correo electrónico. La generación de información y comunicación y la lectura de los mismos ocupa varias horas de la jornada laboral. Es un trabajo invisible, gestionado individualmente por cada persona, y sin embargo, consume recursos, tiempo y foco.
“Estoy totalmente de acuerdo contigo, pero mándamelo por email”
Piensa cuántas veces has dicho o escuchado eso. O “por si acaso se te olvida, te lo paso también por email”.
Y ya no hablemos de si tienes personas a tu cargo y en cualquier correo que remite alguien de tu equipo, tu nombre aparece grabado a fuego en copia (por aquello de que estés al corriente).
El email tendrá muchas cosas que odiamos, pero reconozcamos la revolución que supuso y que terminó con los faxes y millones de llamadas telefónicas diarias.
¿Es el email una excusa para no vernos?
¿Cuántas veces has sentido eso? ¿Por qué hemos sustituido el cara a cara por unas líneas de texto? Nos da miedo mirar a los ojos, y si hay una herramienta que me permite comunicarme contigo, aunque sea para darte los buenos días sin tener que vernos, bienvenida sea. ¿Vives esta realidad?
¿Por qué triunfan los audios de Whatsapp, cuando es más avanzado y sencillo llamar por teléfono?
Que quede todo por escrito, que luego pasa lo que pasa
La otra gran afirmación. ¿Te atreverías a acordar/aceptar algo sin que luego quede por escrito con un email? Como un virus, el miedo y desconfianza campan a sus anchas. Hemos enterrado los pactos “entre caballeros” sustituyéndolos por textos testigos.
Todo lo que suponga pérdida de confianza entre las personas supone un paso atrás en la cultura de la empresa, en que las decisiones importantes deben quedar por escrito, pero ¿estamos seguros de que todo -¡absolutamente todo!- debe quedar por escrito? (por si acaso…)
Mi trabajo se basa en “leer emails”.
Y es que algo que nos ha dado un vuelco tan positivo en productividad, se nos va de las manos. Llegar al trabajo y encontrarse cientos de emails sin leer, nos marca el resto del día.
Se pueden medir las entradas y salidas físicas, el uso del tonner, o el gasto en dietas, pero uno de los impactos más importantes en productividad sigue campando a sus anchas?
Y no valen las iniciativas de “mejora en la gestión del email” con publicación interna de “tips” o guías de estilo y uso, que tanto se pusieron de moda. Hablamos de auténtica gestión de uso. Sin duda es una cuenta pendiente muy importante en la gestión de recursos humanos.
Sigue conectado a La Fábrica Invisible, ya que en breve retomaremos la gestión de los emails y aportaremos algunas claves que podrán ser de utilidad en tu organización.
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Guión: Carmen Pérez Zaballos y Borja Ben
Ilustración: Borja Ben
